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Le saviez-vous ?
Les salariés d'une entreprise passent en moyenne 5 à 15% de leur temps de travail à lire des documents.
Les salariés d'une entreprise passent 15 à 30% de leur temps de travail à la recherche d'informations.
72% des entreprises déclarent qu'il est plus difficile de trouver des informations qu'elle possède que des informations qu'elle ne possède pas.
28% des organisation ont besoins de plus d'un mois pour fournir des documents dans le cadre d'une procédure judiciare.
40 à 70% du temps d'un employé est consacré à la gestion et à la diffusion des documents.
5 à 15% du CA d'une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers.
Un employé consacre plus de 300h par an à la recherche de documents papiers.
Un cadre passe 30 à 50% de son temps à chercher de l'information (5 à 10% du chiffre d'affaires d'une société).
La fonction courrier (affranchissement, personnel, matériel) représente ~ 7 à 10% des frais de fonctionnement des entreprises françaises.
55% des sociétés européennes ignorent leurs dépenses d'impression.
35% des documents d'une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables.
50% des entreprises déposent le bilan dans les 5 ans après une perte totale d'information.
3 documents sur 5 sont conservés en plusieurs exemplaires dans l'entreprise.
Le stockage et la gestion des archives en interne coûte 3 fois plus cher qu'en externe.

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Dématérialisation du courrier entrant

E2I vous propose un service global et sur-mesure pour l'externalisation de votre courrier entrant.

  • Réduisez le temps de gestion de votre courrier entrant  : E2I réceptionne pour vous le courrier et le route vers la boîte e-mail ou la bannette virtuelle du bon interlocuteur.
  • Améliorez la productivité de vos collaborateurs  : l'ensemble du courrier est stocké et distribué au format numérique : vous ne vous encombrez plus avec le papier et vous retrouvez instantanément vos documents.
  • Supprimez le risque de perte de données  : après numérisation, le courrier papier est archivé dans nos entrepôts sécurisés.
  • Intégrez votre courrier entrant dans vos logiciels métiers  : vous recevez l'ensemble de votre courrier au format numérique pour intégration dans vos applications de gestion (logiciel comptable, ERP, CRM, GED...).
  • Sécurisez vos informations  : toutes vos archives (papiers ou numériques) sont centralisées dans notre structure. Vous ne perdez plus de documents, contrôlez l'accès aux informations et évitez la perte d'informations survenant suite à une panne matérielle ou une catastrophe (incendie, inondation...).

    Les différents traitements réalisés sur le courrier entrant :

  • Numérisation  : nous réalisons une numérisation de haute qualité permettant une conservation pérenne des documents (format PDF/A).
  • Indexation  : pour faciliter leur recherche, vos documents physiques et numériques peuvent être indexés selon deux méthodes : automatique ou manuelle.
  • Indexation automatique (LAD/RAD)  : les documents sont identifiés et classés automatiquement selon leur type (facture, bulletin, courrier client...). Ensuite, une lecture automatique des documents permet d'extraire les index.
  • Indexation manuelle (vidéocodage)  : si l'état de vos documents ne permet pas une indexation automatique, un vidéocodage est mis en place permettant l'indexation manuelle de vos documents.
  • Traitement OCR  : une reconnaissance optique de caractères est appliquée sur vos documents pour vous permettre la copie de contenu et la recherche en texte intégral (full-texte).
  • Tableau de bord  : nos solutions offrent différentes fonctionnalités : recherche et consultation de documents, traçabilité des documents, accès à vos indicateurs et statistiques...
  • Archivage numérique  : nous stockons vos données sur des serveurs redondés et hautement sécurisés faisant l'objet de sauvegardes en temps réel.
  • Archivage physique  : nous stockons vos documents papiers sur nos sites sécurisés et banalisés : détection anti-incendie et anti-intrusion, contrôle hygrométrie et température, contrôle d'accès (conforme norme NF Z40-350).

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