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Les salariés d'une entreprise passent en moyenne 5 à 15% de leur temps de travail à lire des documents.
Les salariés d'une entreprise passent 15 à 30% de leur temps de travail à la recherche d'informations.
72% des entreprises déclarent qu'il est plus difficile de trouver des informations qu'elle possède que des informations qu'elle ne possède pas.
28% des organisation ont besoins de plus d'un mois pour fournir des documents dans le cadre d'une procédure judiciare.
40 à 70% du temps d'un employé est consacré à la gestion et à la diffusion des documents.
5 à 15% du CA d'une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers.
Un employé consacre plus de 300h par an à la recherche de documents papiers.
Un cadre passe 30 à 50% de son temps à chercher de l'information (5 à 10% du chiffre d'affaires d'une société).
La fonction courrier (affranchissement, personnel, matériel) représente ~ 7 à 10% des frais de fonctionnement des entreprises françaises.
55% des sociétés européennes ignorent leurs dépenses d'impression.
35% des documents d'une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables.
50% des entreprises déposent le bilan dans les 5 ans après une perte totale d'information.
3 documents sur 5 sont conservés en plusieurs exemplaires dans l'entreprise.
Le stockage et la gestion des archives en interne coûte 3 fois plus cher qu'en externe.

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Gestion électronique de documents

E2I met en place des solutions de gestion électronique de documents globales :

  • Numérisation et indexation du flux papier entrant et intégration des documents dans l'outil de gestion
  • Archivage des documents physiques dans nos entrepôts sécurisés
  • Indexation du flux numérique entrant et intégration des documents dans l'outil de gestion
  • Mise en place du cycle de vie du document : de la réception jusqu'à l'archivage à valeur probante
  • Mise en place du workflow de validation des documents : gestion des différents niveaux de validation par profil utilisateur
  • Accompagnement au changement
  • Support technique et formation utilisateur

    L'indexation des documents permet d'extraire l'information utile pour différents post-traitements :
  • Un tri automatique des documents
  • Une recherche efficace des documents
  • L'exploitabilité de vos documents dans vos applications métiers

Par exemple, dans le cadre du traitement d'une facture fournisseur, les index à extraire sont le numéro de facture, le numéro de SIRET, le montant TTC... Pour y parvenir, E2I met en place une LAD et une RAD performantes basées sur une fonctionnalité d'auto-apprentissage des modèles de documents.

LAD
  • Lecture de champs manuscrits/dactylographiés
  • Lecture de cases à cocher, codes à barres
  • Détection de signature
RAD
  • Identification par code à barres
  • Identification par mots clés
  • Identification par formes géométriques

Dans le cas où la qualité des documents ne permet pas une reconnaissance automatique, E2I met en place une interface de vidéocodage pour permettre à l'utilisateur de saisir les index qui n'ont pas été automatiquement reconnus.

Nos applications sont interfaçables avec la plupart des applications métiers du marché.
Les technologies employées reposent sur le modèle SaaS : aucune installation matérielle ou logicielle n'est requise, une simple connexion internet suffit et le temps de mise en œuvre de la solution est simple et rapide. E2I héberge les données dans son datacenter et réalise l'ensemble des opérations dans ses locaux.

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